PROJEKT

Bokningssystem för hotell som samlar bokningar, drift och fakturering

Anpassad programvaruutveckling, Hotell-PMS, Bokningshantering, Rumstillgänglighet, OTA-synkronisering, Betalningar och fakturering, Rapportering

  • Bransch: Besöksnäring
  • Rumänien Plats: Rumänien
  • Leveranstid: 16 veckor
  • Teknik: Python, PHP
4+ månader

Kunden är en hotellgrupp från Rumänien. Personalen hanterar bokningar, rumstillgänglighet och gästarbete på flera hotell. Bokningssystemet samlar aktiviteterna på ett ställe: personalen hanterar bokningar, rumsinventering och gästernas incheckning. Det stöder även OTA-uppdateringar, fakturor och rapporter för bokningsansvariga, receptionspersonal och hotellchefer.

Sammanfattning

Problem

Hotellgruppen hanterar bokningar, rumstillgänglighet, gästarbete, betalningar och rapportering inom sin hotellverksamhet.

Lösning

Lösningen blev ett anpassat bokningssystem som kopplar samman hotellverksamhet, OTA-synkronisering, fakturering och rapportering på ett ställe.

Resultat

Systemet är utformat för att minska manuellt arbete och tiden som läggs på att flytta bokningsinformation mellan hotelluppgifter och verktyg.

Kundberättelse

Kunden är en hotellgrupp från Rumänien. Den driver hotellverksamheter där personalen samordnar bokningar, rumstillgänglighet och gästers ankomster.

Städning, fakturering och rapportering ingår i samma dagliga verksamhet.

Bokningsteamen behöver aktuell rumsinventering och bokningsinformation, medan receptions- och städpersonal följer statusen för gäster och rum. Chefer och ekonomer behöver också finansiell information och rapporter.

Behovet var enkelt: hantera bokningar och den dagliga hotellverksamheten i ett system. Direktbokningar, OTA-synkronisering, betalningar och rapportering behövde också rymmas i samma lösning.

Lösningen utformades som ett modulärt hotell-PMS med separata vyer för tillgänglighet, bokningar, OTA-synkronisering, städning och intäktsrapportering. Behörigheter, integrationer och framtida tillägg behandlades som en del av strukturen i stället för separata verktyg.

Kunden efterfrågade

  1. Hantera rum, tillgänglighet och hela bokningsprocessen centralt
  2. Hantera gästprofiler, historik, incheckning, utcheckning och kommunikation
  3. Koppla direktbokningar till OTA:er och kanalhanterare
  4. Hantera betalningar, fakturor, redovisning och finansiella rapporter

Varför färdig programvara inte passade

Färdiga hotellhanteringsprodukter täcker receptionsarbete, bokningar och städning. De innehåller även ekonomi, rapportering och hantering av flera fastigheter, men deras behörighetsmodell och kombination av funktioner kanske inte passar hotellgruppen. Ett anpassat bokningssystem behövdes för att samla bokning, CRM och drift i ett arbetsflöde. Det behövde också stödja integrationer och behörighetsregler, inklusive kompatibilitet med äldre system där det krävdes.

Projektöversikt

Lösningen utformades kring gemensam bokningsinformation för tillgänglighet, receptionsarbete och rapportering. Rumsinventering och bokningsstatus hålls samman när personalen följer en bokning genom hela processen.

För att hantera rumsval kombinerar tillgänglighetsvyn datumintervall, rumsstatus och rumstyper. Gästens önskemål och bokningsdetaljer kompletterar rumsvalsvyn, medan bokningskalendern och inventariemodulerna håller rumsinformationen sammanlänkad.

Bokningshanteraren utformades för receptions- och bokningsteam. Den samlar gästsökning, bokningsstatus, incheckning, utcheckning och bokningshistorik på en skärm.

OTA-synkronisering tillhandahölls som en separat övervakningsvy med anslutna kanaler, ändringsköer, loggar och funktioner för nya försök. Det gör nya, ändrade och avbokade reservationer synliga för bokningsteamet.

Lösningen innehåller även en städöversikt och en intäktsdashboard. Faktura- och rapportåtgärder, exporter och kopplingar till ekonomisystem ger chefer och ekonomer en överblick över operativ och finansiell information.

Levererade huvudfunktioner

  • Central kalender för rumstillgänglighet
  • Val av rum och bokning
  • Hantering av bokningsprocessen
  • Gästprofiler och bokningshistorik
  • Spårning av in- och utcheckning
  • Synkronisering av OTA-bokningar
  • Städöversikt med rumsstatus
  • Skapande av fakturor och rapporter
  • Dashboard för intäkter och beläggning

Kan läggas till

+ Restaurang- eller POS-beställningar + Hantering av room service + Tvätthantering + Rabatt- och kampanjhantering + Tjänster för extrasängar + Integrationer med marknadsföringsverktyg + Grafana-dashboards

Vilka andra kan använda lösningen

Dessa verksamheter har liknande behov av boknings- och driftshantering, så samma lösning kan anpassas efter deras regler och kanaler.

En resort

Uppgift Samordnar bokningar, rumsinventering, gästarbete och externa bokningskanaler.
Så hjälper lösningen Lösningen samlar tillgänglighet, bokningar, städning, OTA-uppdateringar och rapporter i ett hotellhanteringssystem.
Resorter

En lodge

Uppgift Hanterar gästbokningar, ankomster, avresor och rumsstatus med ett mindre driftteam.
Så hjälper lösningen Lösningen kopplar samman bokningshantering med rumstillgänglighet, städning och fakturering.
Hotell

Ett fastighetsförvaltningsföretag

Uppgift Samordnar kunder, leverantörer, bokningar, betalningar och drift på flera boenden.
Så hjälper lösningen Lösningen tillhandahåller gemensamma bokningsuppgifter, åtkomst till fastigheter, integrationer och rapportering.
Fastighetsförvaltare

Teknikstack

Python

Backend- och datatjänster

Python stöder boknings-, integrations- och rapporteringstjänsterna.

PHP

Webbtjänster och integrationer

PHP stöder utvalda kopplingar till ekonomi-, betalnings- och resetjänster.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Gränssnitt och filtjänster

JavaScript och TypeScript stöder bokningsgränssnitt, kalenderfunktioner och filutbyte.

fastapi

API-tjänstelager

fastapi (ett Python-ramverk för webb-API:er) tillhandahåller de centrala API-tjänsterna.

django-trips

Bokningar och scheman

django-trips (en Django-app för resor och bokningar) stöder bokningsmodeller, scheman och affärsregler.

rrule

Återkommande kalenderdatum

rrule (ett bibliotek för återkommande kalenderregler) hanterar återkommande bokningsdatum.

icalendar

Utbyte av kalenderfiler

icalendar (ett bibliotek för iCalendar-filer) läser och skapar kalenderdata.

jspdf and pypdf

PDF-fakturor och rapporter

jspdf och pypdf skapar och hanterar PDF-dokument för fakturor och rapporter.

CSV and JSON

Exporter och datautbyte

CSV och JSON överför boknings-, inventarie-, ekonomi- och rapporteringsdata mellan system.

Integrationer

OTAs and channel managers

Boknings-, tillgänglighets- och inventarieuppdateringar flyttas mellan bokningssystemet och anslutna kanaler.

Accounting systems

Faktura- och ekonomidata överförs via redovisnings-API:er.

Payment gateways

Betalningsinformation kopplas till stödda betaltjänster.

Legacy hotel systems

Systemet kan vid behov utbyta information med äldre system som HotSoft och Vega.

Calendar services

Bokningsdatum kan överföras via kalenderformat och kalenderintegrationer.

Resultatet

Rumstillgängligheten är tydlig innan en bokning skapas

Tillgänglighetsvyn ger bokningsteamet en gemensam bild av rumsinventering, datum och rumsstatus. Gästens önskemål och rumsval visas bredvid bokningsinformationen, så att det valda rummet kopplas till bokningen.

Det skapar en direkt väg från kontroll av tillgänglighet till skapad bokning utan att skilja rumsinformationen från gästens önskemål.

Så fungerar det

  1. Kalendern för rumstillgänglighet visar tillgängliga rum för det valda datumintervallet.
  2. Filter för rumstyp och rumsstatus begränsar den tillgängliga inventeringen.
  3. Rumsvalspanelen kombinerar gästens önskemål med bokningsdetaljer och åtgärden för att skapa bokningen.
  • Val av datumintervall
  • Filter för rumstyp och rumsstatus
  • Fält för gästens önskemål
Tillgänglighet och rumsval

Tillgänglighet och rumsval

Funktioner på denna skärm
Kontrollera rumstillgänglighet Välj rum för bokning Hantera bokningskalender Hantera hotellinventering

Bokningar följer gästens resa

Bokningshanteraren håller gästinformation, bokningsstatus och bokningshistorik i en vy. Receptionspersonalen kan följa bokningen från den aktiva posten till in- och utcheckning.

Det ger hotellgruppen en enhetlig plats för hela bokningsprocessen i stället för att skilja gästuppgifter från bokningsarbetet.

Så fungerar det

  1. Bokningslistan visar bokningsposter med filter för bokningsstatus.
  2. Panelen med bokningsdetaljer visar gästens information och bokningsstatus.
  3. Incheckning, utcheckning och bokningshistorik kopplar bokningen till gästens uppgifter.
  • Filtrering efter bokningsstatus
  • Gästsökning
  • Bokningshistorik
Bokningshanterare

Bokningshanterare

Funktioner på denna skärm
Bokningshanteringssystem Hantera rumsbokningar Följ gästernas in- och utcheckning Hantera bokningshistorik

OTA-ändringar är synliga för bokningsteamet

Övervakningen av OTA-synkronisering gör kanaluppdateringar enklare att granska. Nya, ändrade och avbokade reservationer visas i en kö tillsammans med synkroniserings- och felloggar.

En funktion för nytt försök ger bokningsteamet en tydlig plats att hantera synkroniseringsfel i stället för att söka i separata kanalverktyg.

Så fungerar det

  1. Listan över anslutna kanaler visar synkroniseringsstatus för varje OTA-koppling.
  2. Bokningskön skiljer mellan nya, ändrade och avbokade OTA-bokningar.
  3. Synkroniserings- och felloggar registrerar kanalaktivitet, medan funktionen för nya försök hanterar misslyckade uppdateringar.
  • Status för anslutna kanaler
  • Kö för bokningsändringar
  • Synkroniserings- och felloggar
Obs: Övervakningen samlar kanaländringar och synkroniseringsfel i samma operativa vy.
Övervakning av OTA-synkronisering

Övervakning av OTA-synkronisering

Funktioner på denna skärm
Synkronisera bokningar med OTA:er

Rumsstatus stöder planeringen av städning

Städöversikten för rum kopplar samman städplaner med rumstilldelningar och bokningsstatus. Städpersonal och hotellchefer ser rumsstatus och tilldelad personal på ett ställe.

Det hjälper hotellgruppen att samordna rumsförberedelser med den aktuella bokningsbilden.

Så fungerar det

  1. Rumsstatusöversikten visar rumsstatus tillsammans med bokningsstatus.
  2. Städschemat listar rumstilldelningar och tilldelad personal.
  3. Panelen med rumsdetaljer registrerar aktuell rumsinformation och statusuppdatering.
  • Rumsstatusöversikt
  • Städschema
  • Tilldelad personal
Rumsöversikt för städning

Rumsöversikt för städning

Funktioner på denna skärm
Hantera hotellstädning Hantera hotellinventering Hantera rumsbokningar

Chefer får en praktisk överblick över intäkter och beläggning

Dashboarden samlar intäkter, beläggningstrender och efterfrågekalendern med faktura- och rapportåtgärder. Chefer och ekonomer kan granska ekonomisk information och förbereda exporter från samma skärm.

Skapande av fakturor och rapporter stöder faktureringskravet i DOC- och PDF-format, medan anpassade exporter gör rapportdata tillgänglig för andra system.

Så fungerar det

  1. Intäktssammanfattningen och diagrammet över beläggningstrenden visar dashboardens intäkts- och beläggningsdata.
  2. Efterfrågekalendern visar efterfrågeinformation tillsammans med den operativa vyn.
  3. Kontroller för fakturor, rapporter och exporter skapar ekonomiska dokument och anpassade exporter.
  • Intäktssammanfattning
  • Diagram över beläggningstrend
  • Faktura- och rapportåtgärder
Dashboard för intäkter och beläggning

Dashboard för intäkter och beläggning

Funktioner på denna skärm
Skapa fakturor och rapporter

Vad lösningen ger

Med denna lösning kan hotellgruppen:

  • Hantera rumstillgänglighet och bokningar på ett ställe
  • Följa gästbokningar genom in- och utcheckning
  • Hålla OTA-bokningsändringar synliga för bokningsteamet
  • Samordna städning med rums- och bokningsstatus
  • Skapa fakturor, rapporter och exporter för ekonomiarbete
  • Koppla bokningsdata till ekonomi-, betalnings- och äldre system

Klarar färdiga system jobbet?

Innan designen jämfördes behovet med färdiga produkter utifrån deras egna beskrivningar.

Vad kunden behöver Hotell-PMS SkyTouch Technology, StayNTouch Cloud PMS, Oracle Hospitality OPERA Property Management System, WebRezPro, Mews Integrerad hotellprogramvara 360HMS, uHotelBooking Kanalhanterare Visitor Anpassad lösning
Hantera rum och bokningsprocessen delvis
Hantera gäster och incheckning —
Koppla OTA:er och direktbokningar
Hantera betalningar och rapporter —
Passar kundens egna regler: steg, roller och rapporter delvis delvis —
Alla steg på ett ställe —
Inga manuella steg mellan program delvis delvis

Enligt produkternas och kategoriernas offentliga beskrivningar.

De viktigaste delarna av behovet finns i färdiga hotell-PMS och integrerade hotellprodukter, och en färdig produkt räcker när bara en del behövs.

Hotellgruppens önskade kombination av bokning, gästhantering, OTA-synkronisering, betalningar, rapportering och egna behörighetsregler täcktes inte fullt ut av en enda standardprodukt.

En kanalhanterare hanterar OTA-uppdateringar, men ersätter inte boknings-, städ-, gäst- och ekonomiflödet på ett ställe.

Till sist

Till sist utformades lösningen för att hantera vägen från rumstillgänglighet och gästbokning till städning, betalningar och rapportering i ett system.

FAQ

Funderar du på att bygga ett liknande system? Läs svaren nedan för att se hur ett anpassat hotellhanteringssystem kan struktureras kring era fastigheter, regler och integrationer.

Behöver du något liknande? Låt oss prata
Eller bläddra bland fler projekt