PROJEKT

Arbetsflödesautomatisering med Power Automate för Microsoft 365

Anpassad programvaruutveckling, Power Apps-utveckling, Arbetsflödesautomatisering med Power Automate, SharePoint-integration, Microsoft 365-integration, Automatiserade godkännanden, Rapporter och instrumentpaneler

  • Bransch: Professionella tjänster
  • Schweiz Plats: Schweiz
  • Leveranstid: 16 veckor
  • Teknik: PHP, Python
4+ månader

Den här kunden är ett företag inom professionella tjänster från Schweiz. Teamen hanterar godkännanden, förfrågningar och dokument i Microsoft 365, medan repetitiv datainmatning och rapportering tar tid. Lösningen är anpassad arbetsflödesautomatisering med Power Automate och gränssnitt i Power Apps. Den tar emot förfrågningar, poster och arbetsflödeshändelser och ger företaget beslut om godkännanden, tilldelade uppgifter, aviseringar, uppdaterat SharePoint-innehåll och operativa rapporter i en sammanhängande process.

Sammanfattning

Problem

Företaget hanterar godkännanden, poster och dokument i separata Microsoft 365-processer.

Lösning

Lösningen blev en sammanhängande arbetsyta i Power Apps och Power Automate för förfrågningar, godkännanden och rapportering.

Resultat

Den är utformad för att minska manuellt arbete och tiden som läggs på att flytta information mellan affärsprocesser.

Kundberättelse

Kunden är ett företag inom professionella tjänster från Schweiz. Företaget hanterar godkännanden, förfrågningar och dokument i Microsoft 365.

Administrations- och ekonomiteam hanterar repetitiv datainmatning, dokument och rapporter. SharePoint-webbplatser, listor och dokumentbibliotek behöver också samordnad innehållshantering.

Förfrågan var enkel: skapa Power Apps-appar för arbetsflödesautomatisering, koppla Power Automate till företagets Microsoft 365-verktyg, automatisera arbetsflödeskommunikation och tillhandahålla operativa rapporter.

Lösningen utformades kring företagets egna regler och befintliga data. Den organiserades i skärmar för förfrågningar och godkännanden, SharePoint-poster och rapportering.

Modulära integrationer skapade utrymme för framtida utbyggnad.

Kunden bad om

  1. Skapa Power Apps för godkännanden, uppföljning av uppgifter och verksamheten
  2. Koppla Power Automate till Microsoft 365 och affärssystem
  3. Automatisera arbetsflödesaviseringar, påminnelser, e-post och uppgiftsfördelning
  4. Tillhandahålla rapporter, instrumentpaneler, analys och automatiserad rapportgenerering

Varför färdig programvara inte passade

Färdiga produkter för arbetsflödeshantering täcker processautomatisering, godkännanden och samordning av uppgifter, men deras gränssnitt och anpassningsmöjligheter passar kanske inte företagets arbetssätt. Anpassad programvara behövdes för att definiera arbetsflödessteg utifrån kundens egna protokoll och rutiner, samtidigt som Microsoft 365-data hölls sammanlänkad.

Projektöversikt

Lösningen utformades kring Power Apps för att skicka in förfrågningar, granska godkännanden och följa upp uppgifter. Canvas- eller modellbaserade appar ger ett gränssnitt för företagets specifika processer.

För att hantera godkännanden dirigerar Power Automate inskickade ärenden genom sekventiella eller rollbaserade beslut och loggar resultaten. Arbetsflödeshändelser utlöser även aviseringar, påminnelser och uppgiftsfördelningar.

SharePoint-integrationen samlar listposter, dokument och godkännanderesultat. Systemet kopplar samman SharePoint, Microsoft Lists och Excel där processen kräver det.

Särskild uppmärksamhet ägnades åt operativ överblick. Power BI tar emot datauppsättningsrader, skapar push-datauppsättningar och uppdaterar datauppsättningar för rapporter och instrumentpaneler.

Lösningen organiserades som moduler så att nya formulär, automatiseringar och integrationer kan läggas till utan att hela systemet behöver byggas om. Dokumentation och utbildning ingick så att kundens team kan hantera systemet självständigt.

Viktiga levererade funktioner

  • Power Apps-appar för förfrågningar och godkännanden
  • Sekventiella och rollbaserade godkännandearbetsflöden
  • Hantering av SharePoint-listor och dokument
  • Automatiserade e-postmeddelanden, varningar, påminnelser och aviseringar
  • Uppgiftsfördelning och uppföljning av arbetsflödesstatus
  • Integrationer med Microsoft 365 och affärssystem
  • Power BI-rapporter och operativa instrumentpaneler
  • Felsökning, testning, dokumentation och optimering av arbetsflöden

Kan läggas till

+ Anpassade anslutningar + Microsoft Teams-chattar och kanaler + Bearbetning av Outlook .msg-filer + Hantering av JSON-rapportdata + Ytterligare Power Apps-formulär + Nya moduler för godkännanden och uppgifter

Vilka fler kan använda lösningen

Dessa företag har en liknande uppgift, och samma lösning kan anpassas för att koppla samman deras förfrågningar, godkännanden, poster och rapporter.

En redovisningsbyrå

Uppgift Företaget hanterar kundarbete, godkännanden, e-post, dokument och återkommande teamuppgifter.
Så hjälper lösningen Lösningen kopplar samman redovisningsarbetsflöden med poster, uppgiftsfördelning, aviseringar och rapporter.
Redovisningsbyråer

En rekryteringskonsult

Uppgift Företaget samordnar rekryteringsförfrågningar, kandidatposter, godkännanden, kommunikation och tilldelat arbete.
Så hjälper lösningen Lösningen dirigerar rekryteringsprocesser, uppdaterar delade poster, skickar varningar och visar operativ aktivitet.
Företagstjänster

Ett företag inom administrativa tjänster

Uppgift Företaget hanterar förfrågningar, godkännanden, poster, rapportering och repetitiva datainmatningsprocesser.
Så hjälper lösningen Lösningen kopplar samman formulär, arbetsflödessteg, uppgifter, aviseringar och operativa rapporter.
Företagstjänster

Teknikstack

PHP

SharePoint-integration

PHP stöder anslutningen till Office 365-resurser och SharePoint-data.

Python

Microsoft API-åtkomst

Python stöder åtkomst till Microsoft API:er, autentisering och HTTP-kommunikation.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Bearbetning av Outlook-filer

JavaScript och TypeScript stöder bearbetning av Outlook-meddelandefiler.

vgrem/php-spo

Office 365-resurser

vgrem/php-spo (ett PHP-bibliotek för Office 365) utför skapa-, läsa-, uppdatera- och radera-operationer via Office 365 API.

microsoft-kiota-http

Microsoft API-förfrågningar

microsoft-kiota-http (ett Python-bibliotek för Microsoft API-kommunikation) tillhandahåller HTTP-lagret för API-förfrågningar.

microsoft-kiota-authentication-azure

API-autentisering

microsoft-kiota-authentication-azure (ett Python-bibliotek för Microsoft-autentisering) stöder autentiserad åtkomst till Microsoft API:er.

microsoft-kiota-abstractions

API-abstraktioner

microsoft-kiota-abstractions (ett Python-bibliotek för gemensamma Microsoft API-strukturer) stöder genererade Microsoft API-klienter.

Power Automate

Arbetsflödesautomatisering

Power Automate dirigerar godkännanden, fördelar uppgifter, skickar kommunikation, uppdaterar poster och kopplar samman affärssystem.

Power Apps

Affärsapplikationer

Power Apps tillhandahåller canvas- eller modellbaserade appar för förfrågningar, godkännanden, uppföljning av uppgifter och verksamhet.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Affärsdata och filer

Dessa format och plattformar lagrar, utbyter och strukturerar de poster, dokument och rapportdata som används av arbetsflödena.

Integrationer

SharePoint and Microsoft Lists

Lösningen läser och uppdaterar listposter, dokument, godkännanderesultat och innehållsstatus.

Microsoft Teams

Lösningen skapar chattar och kanaler och hanterar chattmeddelanden för operativ kommunikation.

Outlook

Lösningen stöder Outlook-relaterad arbetsflödeskommunikation och meddelandefiler.

Microsoft Forms

Lösningen tar emot inskickade formulärdata som startar eller stöder arbetsflöden.

Power BI

Lösningen skickar datauppsättningsrader och uppdaterar datauppsättningar för rapporter och instrumentpaneler.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate kopplar samman arbetsflödesprocesser med Microsoft Dynamics 365.

Resultatet

Förfrågningar går genom synliga godkännandesteg

Arbetsytan för förfrågningar och godkännanden ger företaget en plats för att skicka in en förfrågan och följa dess godkännandestatus. Godkännandebeslut och resultat förblir kopplade till förfrågan i stället för att hanteras som separata meddelanden.

Den stegvisa strukturen stöder kundens egna godkännanderegler och gör det enklare att granska processens aktuella status.

Så fungerar det

  1. Förfrågningsformuläret innehåller förfrågningsfälten och registrerar den inskickade informationen.
  2. Power Automate dirigerar förfrågan genom konfigurerade godkännandesteg och registrerar beslut och resultat.
  3. Området för arbetsflödesstatus visar aktuell status och skickar aviseringar till berörda personer när arbetsflödeshändelser inträffar.
  • Sekventiella godkännandesteg
  • Rollbaserade godkännandebeslut
  • Poster över arbetsflödesresultat
Arbetsyta för förfrågningar och godkännanden

Arbetsyta för förfrågningar och godkännanden

Funktioner på den här skärmen
Skapa godkännandearbetsflöden Konfigurera arbetsflödessteg

Dokument och SharePoint-poster förblir sammankopplade

SharePoint-arbetsytan samlar listposter, dokument, godkännanderesultat och uppdaterat innehåll. Automatisering av dokumentarbetsflöden gör att dokumentgodkännanden och postuppdateringar ingår i samma process.

SharePoint-innehåll förblir en del av godkännandeprocessen i stället för en separat manuell uppgift.

Så fungerar det

  1. SharePoint-listvyn visar data från SharePoint-listan.
  2. Dokumentbiblioteket lagrar dokument och visar åtgärder för dokumentgodkännande.
  3. Formuläret för postuppdatering skriver uppdaterade poster och innehållsstatus till SharePoint.
  • SharePoint-listdata
  • Åtgärder för dokumentgodkännande
  • Uppdaterad innehållsstatus
Tips: SharePoint-innehåll förblir en del av godkännandeprocessen i stället för en separat manuell uppgift.
SharePoint-poster och dokument

SharePoint-poster och dokument

Funktioner på den här skärmen
Automatisera dokumentarbetsflöden Hantera data lagrad i SharePoint

Tilldelat arbete och arbetsflödesvarningar är synliga

Instrumentpanelen för uppgifter och aviseringar ger verksamhetsansvariga direkt insyn i tilldelat arbete, förfallodatum, påminnelser och varningar. Uppgiftsfördelningar och processtriggers visas tillsammans med arbetsflödesstatus.

Det hjälper företaget att koppla den dagliga operativa kommunikationen till det arbete som utlöste den.

Så fungerar det

  1. Uppgiftslistan visar uppgiftsfördelningar och deras arbetsflödesstatus.
  2. Fälten för ansvarig och förfallodatum kopplar varje uppgift till ansvarig person och tidpunkt.
  3. Aviseringsflödet registrerar aviseringar, påminnelser och varningar som genereras av processtriggers.
  • Uppgiftsfördelningar
  • Förfallodatum
  • Status för påminnelser och varningar
Instrumentpanel för uppgifter och aviseringar

Instrumentpanel för uppgifter och aviseringar

Funktioner på den här skärmen
Automatisera arbetsflöden

Operativ aktivitet blir enklare att granska

Rapporteringsskärmen samlar godkända data, arbetsflödesresultat, rapporter och analyser i en vy. Interaktiva rapporter och instrumentpaneler stöder operativ granskning utan att informationen behöver sammanställas manuellt.

Datauppdateringen håller rapportvyn i linje med tillgängliga arbetsflödesresultat.

Så fungerar det

  1. Rapportfiltren använder godkända data och arbetsflödesresultat för att definiera rapportvyn.
  2. Det interaktiva rapportområdet visar rapporter och analyser.
  3. Instrumentpanelens paneler visar instrumentpanelsdata efter att uppdateringskontrollen har uppdaterat den.
  • Rapportfilter
  • Interaktivt rapportområde
  • Uppdatering av instrumentpanelsdata
Obs: Power BI kan ta emot datauppsättningsrader, skapa push-datauppsättningar och uppdatera datauppsättningar för detta rapporteringslager.
Operativa rapporter och instrumentpaneler

Operativa rapporter och instrumentpaneler

Funktioner på den här skärmen
Generera rapporter för analys

Vad lösningen ger

Med den här lösningen kan företaget:

  • Skapa och hantera godkännandearbetsflöden i Power Apps
  • Koppla samman förfrågningar, poster, dokument, uppgifter och rapporter i Microsoft 365
  • Fördela arbete och skicka aviseringar, varningar, påminnelser och e-post från arbetsflödeshändelser
  • Hålla SharePoint-poster och dokument uppdaterade genom automatiserade processer
  • Granska godkända operativa data i rapporter och instrumentpaneler
  • Underhålla och bygga ut arbetsflöden med dokumenterade, modulära komponenter

Kan färdiga system utföra jobbet?

Innan utformningen jämfördes uppgiften med färdiga produkter utifrån deras egna beskrivningar.

Vad kunden behöver Arbetsflödesplattformar Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Verksamhetshantering Karbon Dokumentsamarbete Progress ShareFile Anpassad lösning
Bygga Power Apps för verksamheten — — —
Koppla samman Microsoft 365-system — — —
Automatisera arbetsflödeskommunikation delvis
Tillhandahålla rapporter och instrumentpaneler delvis delvis —
Passar kundens egna regler: steg, roller, rapporter delvis delvis delvis
Alla steg på samma plats — — —
Inga manuella steg mellan program delvis delvis —

Baserat på produkternas och kategorins offentliga beskrivningar.

Färdiga arbetsflödesplattformar täcker godkännanden, uppgiftsautomatisering och delar av rapporteringen, medan plattformar för verksamhets- och dokumenthantering fokuserar på mer avgränsade områden.

En färdig produkt räcker när företaget bara behöver en av dessa funktioner. Den här kunden behövde Microsoft 365-anslutningar, egna arbetsflödesregler och rapportering i ett samordnat system.

Delarna är utspridda över separata produktkategorier, och anslutningarna mellan dem kräver fortfarande konfiguration och integrationsarbete.

Till sist

Till sist utformades lösningen för att minska manuellt arbete från en förfrågan inom professionella tjänster till godkännande och rapportering.

Vanliga frågor

Funderar du på att bygga ett liknande system? Läs svaren nedan och se hur Power Automate, Power Apps, SharePoint och rapportering kan ingå i en och samma affärsprocess.

Behöver du något liknande? Låt oss prata
Eller bläddra bland fler projekt