PROJEKT

Programvara för automatisering av Excel-rapporter för snabbare ekonomisk rapportering

Utveckling av skräddarsydd programvara, Import av Excel- och CSV-filer, Automatisering av datauppdatering, Design av dashboards och KPI:er, Rapportering av ekonomiska rapporter, PDF-generering, Användardokumentation för Excel

  • Bransch: Redovisning
  • Tyskland Plats: Tyskland
  • Leveranstid: 10 veckor
  • Teknik: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 månader

Kunden är en redovisningsbyrå som lägger tid på att kombinera föränderliga Excel- och CSV-data, kontrollera formler och förbereda ekonomiska rapporter manuellt. Programvaran är ett Excel-baserat rapporteringsflöde för redovisningsekonomer och chefer. Den importerar källarbetsböcker och CSV-filer, validerar data, uppdaterar beräkningar och skapar dashboards. Den producerar även ekonomiska rapporter och PDF-rapporter. Resultatet är en samlad plats för granskning av intäkter, marginaler och kassaflöde utan att samma kopierings- och inklistringsarbete behöver upprepas.

Sammanfattning

Problem

Redovisningsbyrån lägger tid på att sammanställa föränderliga filer och kontrollera återkommande rapporter för kopierings-, formel- och användarfel.

Lösning

Lösningen blev ett inbyggt Excel-arbetsflöde som importerar, validerar, uppdaterar och presenterar företagets ekonomiska data.

Resultat

Programvaran är utformad för att minska manuellt rapporteringsarbete och ge byrån tydligare rapporter redo för ledningen.

Kundberättelse

Kunden är en redovisningsbyrå från Tyskland. Den tar fram ekonomiska rapporter, budgetar och prognoser från föränderliga Excel- och CSV-data.

Den hanterar även avstämningar och dashboards för uppföljning.

Byrån lägger tid på att kombinera källfiler, kontrollera formler och förbereda återkommande rapporter. Kopiering av data mellan arbetsböcker skapar också risk för formel- och användarfel.

Önskemålet var enkelt: behålla processen i vanligt Excel för datorn, kombinera flera källformat, skapa dashboards och ekonomiska rapporter redo för ledningen samt göra arbetsboken användbar för icke-teknisk personal.

Lösningen utformades kring ett kontrollerat import- och uppdateringsflöde, konfigurerbara rapporteringsregler, tydliga valideringsmeddelanden och dokumentation. Modulerna ordnades så att redovisningsekonomer kunde gå från källfiler till analys, rapporter och delningsbara dokument i en enda arbetsbok.

Kunden efterfrågade

  1. Arbeta i Excel för datorn utan tillägg från tredje part
  2. Skapa dashboards, pivottabeller, diagram och KPI-vyer
  3. Kombinera Excel-arbetsböcker, kalkylblad, CSV-filer och inklistrade tabeller
  4. Göra arbetsboken underhållbar för icke-tekniska Excel-användare

Varför färdig programvara inte passade

Allmän kalkylprogramvara erbjuder diagram, dataorganisation och analys, men matchar inte automatiskt företagets konfigurerade importer, omvandlingar, avstämningar, uppdateringar och rapportutdata. En skräddarsydd arbetsbok behövdes för att samla reglerna i ett uppdateringsbart flöde i standardversionen av Excel för datorn, utan tillägg från tredje part.

Projektöversikt

Lösningen utformades kring företagets verkliga källfiler och rapporteringsregler. Ett särskilt importområde tar emot Excel-arbetsböcker, kalkylblad och CSV-filer, medan ett filval undviker hårdkodade sökvägar.

För att hantera inkonsekventa indata rensar och standardiserar arbetsflödet data före analysen. Det validerar, stämmer av och tar även bort dubbletter i inkommande poster.

Uppdateringsflödet räknar om formler och uppdaterar rapporteringsområdena från aktuella källfiler.

Dashboarden samlar KPI:er, trender och avvikelser i en vy. Pivotlinnande sammanfattningar och utsnitt låter chefer filtrera siffrorna utan att bygga om arbetsboken.

Den ekonomiska rapporteringen delades upp i separata avsnitt för resultaträkning, balansräkning, och kassaflöde. Avstämda poster och markerade avvikelser förblir synliga innan rapporten delas.

Utflödet skapar formaterade rapporter och PDF-filer i en organiserad mapp. Konfigurationsområden, kommentarer, instruktioner och genomgångar gör arbetsboken begriplig för företagets icke-tekniska användare.

Viktiga levererade funktioner

  • Import av Excel och CSV med ett klick
  • Datarensning, validering och borttagning av dubbletter
  • Uppdateringsbara formler och rapportberäkningar
  • KPI-dashboard med diagram och utsnitt
  • Pivotlinnande sammanfattningstabeller
  • Avsnitt för resultaträkning, balansräkning och kassaflöde
  • Ekonomisk avstämning med avvikelsemarkeringar
  • Generering av PDF-rapporter
  • Organiserade utdatamappar med datum

Kan läggas till

+ Budget jämfört med utfall + Prognoser och fördelningsregler + Validerade dataregistreringsformulär

Vilka andra kan använda lösningen

Dessa företag har liknande rapporteringsuppgifter, och samma lösning kan anpassas till deras filer, regler och ledningsvyer.

Ett driftteam

Uppgift Det sammanställer driftdata och följer KPI:er, trender och effektivitet i återkommande rapporter.
Så hjälper lösningen Lösningen importerar källfiler, uppdaterar beräkningar och presenterar filtrerade dashboards och delningsbara rapporter.
Företagstjänster

Ett lagerteam

Uppgift Det kombinerar lager- och rörelsedata för att följa nivåer, beställningspunkter och resultat.
Så hjälper lösningen Lösningen standardiserar inkommande kalkylblad, markerar avvikelser och samlar de senaste sammanfattningarna i en arbetsbok.
Butiker

Ett produktionsteam

Uppgift Det granskar produktionsdata, arbetsflöden och effektivitet från föränderliga kalkylblad.
Så hjälper lösningen Lösningen kombinerar källtabeller, uppdaterar KPI-vyer och exporterar formaterade rapporter för ledningen.
Livsmedelsproducenter

Teknikstack

Python

Databearbetning och PDF-filer

Python stöder kalkylbladsbearbetning, diagram och PDF-hantering i rapporteringsflödet.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Bearbetning av arbetsböcker och CSV

JavaScript eller TypeScript stöder läsning och skrivning av arbetsböcker samt tolkning av avgränsade filer.

PHP

Bearbetning av kalkylblad och PDF

PHP stöder import och export av kalkylblad samt skapande av PDF-filer där implementationen använder det.

openpyxl

Läsa och skriva XLSX

openpyxl (ett Python-bibliotek för Excel-arbetsböcker) läser och skriver XLSX- och XLSM-filer.

exceljs

Hantera Excel-arbetsböcker

exceljs (ett JavaScript-bibliotek för Excel-filer) läser och skriver XLSX- och CSV-data.

csv-parse

Tol​​ka CSV-filer

csv-parse (ett bibliotek för läsning av kommaseparerade filer) omvandlar CSV-indata till användbara poster.

pyecharts

Skapa dashboarddiagram

pyecharts (ett Python-bibliotek för diagram) skapar diagram för KPI- och trendvyer.

CSV

Utbyta tabelldata

CSV-filer ger ett enkelt indataformat för återkommande källtabeller.

PDF

Dela formaterade rapporter

PDF-filer innehåller utskrivbara och delningsbara ekonomiska rapporter och ledningsrapporter.

Integrationer

Microsoft Excel

Arbetsflödet körs i vanligt Excel för datorn och använder arbetsbokens funktioner för importer, formler, pivottabeller och rapporter.

CSV files

CSV-källfiler skickar tabelldata till import- och valideringsflödet.

PDF output

Rapporteringsflödet exporterar formaterade ekonomiska rapporter och ledningsrapporter som PDF-filer.

Resultatet

En kontrollerad start för varje uppdatering

Importsidan samlar källval, validering och uppdateringsstatus. Den ger rapporteringsprocessen en tydlig startpunkt.

Det minskar upprepad filhantering och håller rapporteringsprocessen organiserad.

Så fungerar det

  1. Kontrollen för källmapp eller filval identifierar Excel-arbetsböcker, kalkylblad och CSV-filer.
  2. Modulen Importera data läser vald källdata och visar valideringsmeddelanden.
  3. Modulen Uppdatera data uppdaterar statusen efter att arbetsboken har rensats och räknats om.
  • Excel-arbetsböcker
  • Kalkylblad
  • CSV-filer
Obs: Arbetsflödet använder en särskild mapp eller dialog för filval i stället för hårdkodade filsökvägar.
Import- och uppdateringskontroll

Import- och uppdateringskontroll

Funktioner på denna skärm
Importera data Uppdatera data

Ledningssiffror i en filtrerad vy

Dashboarden omvandlar uppdaterade data till KPI-kort, diagram och sammanfattningstabeller. Chefer kan granska intäkter, vinstmarginaler och trender utan att leta i separata kalkylblad.

Interaktiva utsnitt och filter håller vyn fokuserad på de siffror som är relevanta för den aktuella granskningen.

Så fungerar det

  1. Dashboarden läser uppdaterade data för intäkter, vinstmarginaler, KPI:er, trender och avvikelser.
  2. Modulen Dashboarddiagram uppdaterar interaktiva diagram och sammanfattningstabeller.
  3. Kontrollerna för utsnitt och filter begränsar KPI- och trendvyerna.
  • Mått för intäkter och lönsamhet
  • Affärs-KPI:er
  • Avsnitt för trender och avvikelser
Översiktsdashboard med filter

Översiktsdashboard med filter

Funktioner på denna skärm
Dashboarddiagram KPI-övervakning Uppdatera diagram och tabeller dynamiskt Mått för intäkter och lönsamhet Filtrera diagram med utsnitt

Ekonomiska rapporter med avstämningskontroller

Sidan för ekonomiska rapporter grupperar resultaträkning, balansräkning, och kassaflöde i en samlad vy. Avstämda poster och markerade avvikelser förblir synliga för granskning före delning.

Det ger redovisningsekonomen en fokuserad plats för att kontrollera beräknade rapporter och avstämningsresultat.

Så fungerar det

  1. Modulen Mått för intäkter och lönsamhet beräknar resultat-, balans- och kassaflödesrapporter.
  2. Modulen Stäm av ekonomiska data jämför poster och skiljer avstämda poster från markerade avvikelser.
  3. Modulen Exportera rapporter till PDF förbereder de granskade rapportavsnitten för PDF-utdata.
  • Resultatrapporter
  • Balansrapporter
  • Kassaflödesrapporter
  • Avstämda och ej avstämda poster
Tips: Avstämningsresultaten förblir synliga tillsammans med rapportavsnitten för granskning före delning.
Ekonomiska rapporter

Ekonomiska rapporter

Funktioner på denna skärm
Stäm av ekonomiska data Mått för intäkter och lönsamhet Exportera rapporter till PDF

Delningsbara rapporter med organiserade utdata

Utdatasidan skapar en formaterad rapport från en vald mall och sparar PDF-filer i en organiserad mapp med datum. Rapporteringspersonalen kan ta fram en enhetlig fil för delning med ledningen.

Utdataförteckningen visar sammanfattningsrapporten, PDF-rapporten och de rensade exporterade resultaten tillsammans.

Så fungerar det

  1. Rapportmallsväljaren identifierar formatet för sammanfattningsrapporten.
  2. Modulen Skapa rapporter för analys skapar den formaterade rapporten och de rensade exporterade resultaten.
  3. PDF-exportkontrollen skapar PDF-rapporten.
  • Sammanfattningsrapport
  • PDF-rapport
  • Rensade exporterade resultat
Rapportexport och utdatamapp

Rapportexport och utdatamapp

Funktioner på denna skärm
Skapa rapporter för analys Exportera rapporter till PDF

Vad lösningen ger

Med denna lösning kan redovisningsbyrån:

  • Importera och kombinera föränderliga Excel- och CSV-källfiler
  • Uppdatera beräkningar och analyser från en arbetsbok
  • Granska ekonomiska rapporter och avstämningsresultat på en plats
  • Följa intäkter, marginaler, KPI:er, trender och avvikelser
  • Exportera formaterade rapporter som delningsbara PDF-filer
  • Underhålla rapporteringsregler via konfigurationsområden och dokumentation

Kan färdiga system utföra jobbet?

Före utformningen jämfördes uppgiften med färdiga produkter utifrån deras egna beskrivningar.

Vad kunden behöver Kalkylprogram Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Automatiserade rapporteringsverktyg Detrics, Equals Statistiska planeringsverktyg Analytica Skräddarsydd lösning
Arbeta i vanligt Excel för datorn — — —
Skapa dashboards och KPI-vyer delvis
Kombinera flera källfiler — —
Förbli användbart för icke-tekniska användare delvis delvis delvis
Passa kundens egna regler: steg, roller och rapporter delvis — —
Alla steg på en plats — — —
Inga manuella steg mellan program — —

Enligt produkternas och kategorins offentliga beskrivningar.

Färdiga produkter täcker viktiga delar av uppgiften: kalkylprogram hanterar data, diagram och analys, medan rapporteringsverktyg automatiserar utvalda anslutningar och utdata. Ett färdigt kalkylprogram räcker när bara en del av rapporteringsprocessen behövs.

Denna redovisningsbyrå behövde sin egen programvara eftersom importer, uppdateringsregler, avstämningar, rapporter och PDF-utdata behövde följa företagets standarder på en plats. De färdiga alternativen kombinerade inte hela processen och företagets egna regler utan manuella steg.

Till sist

Till sist utformades lösningen för att ta bort repetitivt arbete på vägen från föränderliga källfiler till redovisningsbyråns rapporter redo för ledningen.

Vanliga frågor

Funderar du på att bygga ett liknande system? Läs svaren nedan för att se hur ett Excel-baserat rapporteringsflöde kan anpassas till specifika filer, beräkningar och rapporteringsregler.

Behöver du något liknande? Låt oss prata
Eller bläddra bland fler projekt